Los balances de 8 columnas son un componente fundamental en el ámbito de la contabilidad, siendo esenciales para empresas y organizaciones de todo tipo. Sin estos informes, toda la tarea de registro y organización de cuentas carecería de significado. En este artículo, exploraremos a fondo qué es un balance de 8 columnas, por qué es tan relevante y cómo se utiliza en la práctica contable.

Tipos de Balances Generales

Dentro del campo de los balances generales, encontramos varios tipos, cada uno con un propósito específico. Algunos de los más destacados incluyen:

• Balance de 8 Columnas
• Balance de Comprobación y Saldos
• Balance Clasificado
• Balance Consolidado
• Balance Pro-Forma
• FECU (Ficha Electrónica de Comercio y Uso)

En Chile, el balance de 8 columnas asume un papel crítico, ya que es requerido por el Servicio de Impuestos Internos. Es fundamental para la declaración anual del Impuesto a la Renta y su presentación a la Municipalidad. También es un documento solicitado por fuentes de financiamiento como bancos y otras instituciones que buscan información precisa y veraz de la empresa. Es importante señalar que, aunque necesario para fines fiscales, el balance de 8 columnas no es la elección más adecuada para el análisis financiero y patrimonial, en el que el balance clasificado se muestra más idóneo.

¿En qué consiste un balance de 8 columnas?

El balance de 8 columnas, también conocido como balance tabulado o tributario, se puede considerar una extensión del balance de comprobación de sumas y saldos. Este documento se prepara al cierre del ejercicio contable y tras cerrar todas las cuentas del Libro Mayor con transacciones. Su característica distintiva es la presentación detallada de las cuentas y sus saldos, la clasificación de estas según su origen y la determinación de las ganancias o pérdidas de la empresa durante el período evaluado.

Estructura del Balance de 8 Columnas

El balance tributario se estructura en tres secciones fundamentales:

1. Balance de Comprobación y Saldos: Este apartado resume el Libro Mayor y permite verificar que las sumas de débitos y créditos sean iguales. Además, determina los saldos de acreedores y deudores.
2. Inventario: El inventario se divide en activos y pasivos y proviene de los saldos deudores y acreedores del balance de comprobación y saldos.
3. Resultado: En esta sección se presentan las pérdidas y ganancias y se compone de los saldos deudores clasificados como utilidades o pérdidas.

Cada una de estas secciones se desglosa en ocho columnas, lo que posibilita presentar la información de forma precisa y detallada:

• Columna Cuentas que intervienen: Esta columna proporciona el número y el nombre de la cuenta registrada, lo que facilita la interpretación de la información.
• Columna de Sumas: Esta sección se divide en las subcolumnas “Debe” y “Haber”.
• Columna de Saldos: La columna de saldos se divide en las subcolumnas “Deudor” y “Acreedor”.
• Columna Inventario: En esta columna, encontramos las subcolumnas “Activo” y “Pasivo”.
• Columna Resultado: La columna de resultado se divide en las subcolumnas “Pérdida” y “Ganancia”.

Ejemplo de Formato para Balance de 8 Columnas.

Cómo Verificar la Precisión del Balance General

Asegurar que un balance general esté correctamente confeccionado puede ser un desafío, especialmente sin un conocimiento avanzado en finanzas o contabilidad. Sin embargo, existen algunas pautas básicas que pueden ayudarte a evaluar su precisión:

• Las “sumas totales” siempre deben ser igual en cada tipo de columnas con su contraparte, por ejemplo: la suma de la columna “Debe” debe ser igual a la columna “Haber”; la columna “Deudor” debe ser igual a la columna “Acreedor”, etc. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 1)
• el resultado del ejercicio siempre debe ser igual con el resultado del inventario, dicho de otra forma: la suma de la columna “Ganancia” menos la suma de la columna “Perdida” debe ser igual a la suma de la columna “Activo” menos la columna “Pasivo”. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 2)

• Si es una cuenta de activo no puede estar en pasivos o con saldo negativo (salvo algunas excepciones como la depreciación acumulada); la contra parte es que ninguna cuenta de pasivo puede estar en una cuenta de activo, si esto ocurre debes preguntar a tu contador el porqué de esta cuenta. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 3)
• Siempre debes asegurar que las sumas y restas estén correctas tanto horizontal como verticalmente
• Debes revisar que estén todas las cuentas, por ejemplo, si tienes gastos por arriendo o prestamos debes asegurarte de que estén dentro del balance, ya que por lo general los contadores omiten gastos o movimientos de efectivo por falta de comunicación con los clientes.

En resumen, un balance de 8 columnas es una herramienta vital en contabilidad que proporciona una visión completa y detallada de la situación financiera de una empresa en un período determinado. La precisión y la veracidad de este informe son cruciales para cumplir con los requisitos fiscales y satisfacer las necesidades de inversores y prestamistas. La correcta preparación y revisión del balance son pasos fundamentales para garantizar la salud financiera y el éxito de cualquier empresa.