Los balances de 8 columnas son de gran importancia en los procesos de contabilidad, pues sin ellos todas las tareas de registro y sistematización de cuentas no tendrían ningún sentido. Estos informan sobre la situación económica, tributaria  y financiera de la empresa dentro de un periodo de tiempo determinado (generalmente trimestrales, semestrales y anuales), a la vez que les dan a los interesados (gerentes, inversionistas, autoridades fiscales, etc.) la base para evaluar la gestión administrativa, tomar decisiones y planificar estrategias enfocadas al crecimiento del negocio. De acuerdo a quien esta destinado y cual sera el uso especifico existen diferentes tipos de balances generales, los cuales se destacan:

• Balance 8 Columnas.
• Balance de Comprobación y Saldos.
• Balance Clasificado.
• Balance Consolidado.
• Balance Pro-Forma.
• FECU.

De todos ellos, en Chile el balance de 8 columnas cobra especial importancia debido a que es exigido por el Servicio de Impuestos Internos, para  el ambito tributario , este es necesario para la mayoria de las empresas cuando se justifica la Declaración Anual de Impuesto a la Renta. también es requerido para presentarlo a la Municipalidad, ademas de fuentes de financiamiento como bancos y demás entidades que requieran información fidedigna de la Empresa en este sentido. Aunque, es necesario hacer la salvedad, no es muy útil para el análisis financiero y patrimonial, materia en la que el balance clasificado es más idóneo.

¿En que consiste un balance de 8 columnas?

También se le conoce como balance tabulado o balance tributario. En cierta forma, es una extensión del balance de comprobación de sumas y saldos, que se confecciona al finalizar el ejercicio contable de la empresa y luego de cerrar todas las cuentas del Libro Mayor que presentaron algún movimiento. Se caracteriza por presentar en detalle las cuentas (con sus respectivos saldos), clasificarlas de acuerdo a su origen y determinar el nivel de pérdidas o ganancias que tuvo el negocio dentro del periodo de tiempo evaluado, y que así se pueda tener un real y completo conocimiento del estado de una empresa

¿Qué estructura debe tener el balance de 8 columnas?

Básicamente, el balance tributario son un compendio de tres secciones ordenadas de la siguiente manera:

• Balance de comprobación y saldos: es el resumen del Libro Mayor. Permite comprobar la igualdad de las sumas de los créditos y débitos, para luego determinar los saldos de acreedores y deudores.
• El inventario: corresponde a los “Activos” y “Pasivos”. También se le denomina cómo “Patrimonial”. Se determina trasladando a estas casillas los saldos deudores y acreedores del balance de comprobación y saldos de las cuentas de esta naturaleza.
• Resultado:presenta las pérdidas y las ganancias. También se confecciona trasladando a sus columnas los saldos deudores que pueden clasificarse como utilidades o pérdidas.

Estas tres grandes secciones se dividen en ocho columnas, que te permiten exponer de manera fidedigna la información que pretendes exponer en un balance de este tipo:

• Columna Cuentas que intervienen: detalla el numero de la cuenta registrada, preferiblemente acompañada de su nombre para una mejor interpretación de la información.
• Columna de Sumas: dividida en las sub-columnas “Debe” y “Haber”.
• Columna de Saldos: dividida en las sub-columnas “Deudor” y “Acreedor”.
• Columna Inventario: dividida en las sub-columnas “Activo” y “Pasivo”.
• Columna Resultado: dividida en las sub-columnas “Pérdida” y “Ganancia”.

Ejemplo de Formato para Balance de 8 Columnas.

¿Como saber si el Balance General esta bien hecho?

Este asunto es un poco mas complicado, y si no tienes conocimientos avanzados sobre finanzas o contabilidad seguramente pasaras por alto factores en el análisis de las cuentas. pero de forma básica puedes observar errores comunes cuando el balance no esta cuadrado o tiene errores que al momento de una fiscalización del SII podrían traer problemas, o por otro lado ser ignorado al momento de pedir un crédito para financiamiento en un banco u otra entidad financiera. A continuacion se presenta el ejemplo de un balance general y observaciones que puede revisar usted mismo:

• Las “sumas totales” siempre deben ser igual en cada tipo de columnas con su contraparte, por ejemplo: las suma de la columna “Debe” debe ser igual a la columna “Haber”; la columna “Deudor” debe ser igual a la columna “Acreedor“, etc. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 1)

• el resultado del ejercicio siempre debe ser igual con el resultado del inventario, dicho de otra forma: la suma de la columna “Ganancia” menos la suma de la columna “Perdida” debe ser igual a la suma de la columna “Activo” menos la columna “Pasivo”. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 2)

• Si es una cuenta de activo no puede estar en pasivos o con saldo negativo (salvo algunas excepciones como la depreciación acumulada); la contra parte es que ninguna cuenta de pasivo puede estar en una cuenta de activo, si esto ocurre debes preguntar a tu contador el porque de esta cuenta. (como se muestra en el ejemplo, en la observación 3)

• Siempre debes asegurar que las sumas y restas estén correctas tanto horizontal como verticalmente

• Debes revisar que estén todas las cuentas, por ejemplo si tienes gastos por arriendo o prestamos debes asegurarte que estén dentro del balance, ya que por lo general los contadores omiten gastos o movimientos de efectivo por falta de comunicación con los clientes.

• Por ultimo, nadie conoce mejor su empresa que usted mismo, por lo tanto si por ejemplo el resultado al 31 de Diciembre la cuenta de caja o banco en el balance presenta un resultado 5 millones, y usted en realidad tenia 2 millones, es porque falta información por registrar. Lo mismo ocurre con la cuenta de resultados, si el resultado muestra una perdida, pero usted cree que en realidad si hubo utilidad, debe conversar con su contador el porque de este resultado.